Whistleblowing

(c.d.”WHISTLEBLOWING”)

1 – Scopo

La presente procedura, adottata da Vergati Ascensori S.r.l. (di seguito “VERGATI” o la “Società”), ha lo scopo di istituire, in accordo con le previsioni di cui al D.lgs. 24/2023 (il “Decreto”), un canale informativo idoneo a garantire la ricezione, l’analisi e il trattamento di segnalazioni relative a violazioni di disposizioni di normative nazionali o dell’Unione Europea e di definire le attività̀ necessarie alla sua corretta gestione come disposto dal Decreto.

La presente procedura mira a:

1. assicurare la riservatezza dei dati personali del segnalante e del presunto responsabile della violazione, ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall’autorità̀ giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione, o comunque i procedimenti disciplinari in caso di segnalazioni effettuate in male fede;
2. tutelare il soggetto segnalante contro condotte ritorsive e/o, discriminatorie dirette o indirette per motivi collegati “direttamente o indirettamente” alla segnalazione;
3. assicurare per la segnalazione un canale specifico, indipendente e autonomo.

1 – Definizioni

In aggiunta agli altri termini ed espressioni definiti all’interno della presente procedura (la “Procedura”), i seguenti termini ed espressioni in maiuscolo utilizzati all’interno del testo avranno i significati di seguito riportati:

• Canale di segnalazione: indica lo strumento per la gestione di ogni singola Segnalazione.
• Collaboratori: indica tutti i soggetti che operino, direttamente o indirettamente, per VERGATI sulla base di un contatto di collaborazione o di un rapporto di consulenza, stagisti, tirocinanti, liberi professionisti e/o lavoratori autonomi, che svolgono la propria attività in modo autonomo con relativo incarico per la Società;
• Decreto: indica il testo del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, norma di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
• Destinatario/i: significa il singolo/tutti i componente/i degli organi della Società, il/i Dipendente/i, nonché^́ il/tutti i Collaboratore/i di VERGATI.
• Dipendenti: i lavoratori con contratto di lavoro subordinato di VERGATI, comunque inquadrati ed anche se in regime di somministrazione o di distacco.
• Gestore: indica il soggetto incaricato da VERGATI di gestire il Canale di Segnalazione.
• VERGATI o Società: Vergati Ascensori S.r.l., con sede in Mestrino (PD) – Via Caldonazzo 13.
• Segnalazione interna: indica la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il Canale.
• Segnalazione: significa qualsiasi notizia avente ad oggetto presunti rilievi, irregolarità^̀, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Codice Etico o una delle violazioni e/o degli illeciti rilevanti ai sensi del Decreto.
• Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterno, previsto all’articolo 7 del Decreto, nei casi previsti dall’art. 6 del Decreto, attraverso la piattaforma di ANAC accessibile dal sito internet: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
• Segnalazione con divulgazione pubblica: significa il rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
• Segnalazione anonima: quando le generalità^̀ del segnalante non sono esplicitate, né sono altrimenti individuabili.
• Segnalazione in Mala Fede: la segnalazione fatta al solo scopo di danneggiare o, comunque, recare pregiudizio a VERGATI e/o a un Destinatario del Codice Etico e/o del Modello. Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave che si rivelano infondate.
• Segnalante: ogni singolo destinatario del Codice Etico o uno dei soggetti indicati dal Decreto quali persone autorizzate ad effettuare una Segnalazione, così come precisato al paragrafo 4, che segue.
• Segnalato: i Destinatari del Codice Etico o indicati dal Decreto che abbiano commesso presunti rilievi, irregolarità^̀, violazioni, comportamenti e fatti censurabili o comunque qualsiasi pratica non conforme a quanto stabilito nel Codice Etico e/o dal Decreto.
• Sottoposti: persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di un soggetto in posizione apicale ex art. 5 comma 1 lett. b) del Decreto.
• Stakeholder: qualsiasi soggetto, persona fisica o società, coinvolto nell’attività di VERGATI.

2 – Responsabilità e diffusione

La presente procedura è approvata dall’Amministratore Unico della Società che ha anche la responsabilità^̀ di aggiornarla ed integrarla. È accessibile in “formato elettronico” sul sito internet di VERGATI (https://www.vergatiascensori.it) e copia integrale è affissa nella bacheca aziendale. Le medesime modalità^̀ di diffusione sopra enunciate sono adottate per le revisioni ed integrazioni successive della procedura.

3 – Soggetti autorizzati ad effettuare una Segnalazione

Il sistema di Segnalazione può essere attivato dai seguenti soggetti:

• Dipendenti;
• Collaboratori;
• componenti del Consiglio di amministrazione;
• azionisti o titolari di quote di partecipazione al capitale sociale;
• membri di organi di controllo e/o vigilanza (ad esempio: membri del collegio sindacale, sindaco unico, revisori, ecc..);
• soggetti con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza
• Sottoposti;
• qualsiasi Stakeholder di VERGATI.

4 – Oggetto della singola Segnalazione

Oggetto della Segnalazione è la commissione o la tentata commissione di una violazione delle disposizioni di normative nazionali o dell’Unione Europea indicate nel Decreto (l’”Oggetto della Segnalazione”), di cui si è venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Ogni singola Segnalazione può, quindi, riguardare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• violazioni relative alla tutela della salute e sicurezza dei Dipendenti, ivi incluse le norme di cui al D.lgs. 81/08 e s.m.i.;
• comportamenti illeciti nell’ambito dei rapporti con esponenti delle pubbliche amministrazioni;
• illeciti civili, illeciti amministrativi, illeciti penali, illeciti contabili così come definiti dall’art. 2 del Decreto;
• illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al Decreto;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea; a
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea in alcuni settori (art. 2, co. 1, lett. a) n. 6 del Decreto).

La singola Segnalazione, al fine di una compiuta e completa gestione, deve riguardare fatti e/o circostanze riscontrate direttamente dal Segnalante, non potendo ritenersi una Segnalazione effettuata in buona fede quella basata su racconti di terzi o su voci correnti.

Poiché lo scopo del Decreto e della relativa disciplina è garantire un efficace contrasto e reazione rispetto alla garanzia degli interessi tutelati dal Decreto, la Segnalazione non deve riguardare lamentele di carattere personale, prive di alcun contatto con il possibile Oggetto della Segnalazione.

Conseguentemente, il Segnalante non deve utilizzare l’istituto per scopi meramente personali o per rivendicazioni o per ritorsione, cioè per fatti che, non appartenendo ad un possibile Oggetto della Segnalazione, rientrano nella più generale disciplina dei rapporti interni alla Società o dei rapporti di natura contrattuale con il Segnalante, o, in generale, della convivenza, come ad esempio: rapporti con il superiore gerarchico o con colleghi.

5 – Procedura di gestione della Segnalazione

5.1 Canali per l’invio della Segnalazione

Il Segnalante, qualora abbia il ragionevole sospetto, sulla base di una conoscenza diretta o di un riscontro diretto dell’Oggetto della Segnalazione, che si sia verificato o che possa verificarsi una delle violazioni indicate al precedente paragrafo 5, ha la possibilità di effettuare una segnalazione nelle seguenti modalità:

Violazioni di normative nazionali e/o della UE:

• Segnalazione interna in forma scritta, tramite canale postale con utilizzo di due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del Segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con l’indicazione dell’Oggetto della Segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del Segnalante dalla Segnalazione. Entrambe le buste devono poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “strettamente riservata” ed indirizzata ad Avv. Gianpaolo Valcavi, presso Freebly società benefit tra avvocati, Corso Europa, 15 – 20122 MILANO (il “Gestore”). La Segnalazione così inviata sarà oggetto di specifica di protocollazione da parte del Gestore.
• Segnalazione con canale informatico: tramite accesso al seguente link: https://whistleblowersoftware.com/secure/9ba87587-798b-4ea4-9218-2ba4179045f5 è possibile effettuare una segnalazione in formato digitale sia con identità, sia in forma anonima;
• Segnalazione esterna, laddove il Gestore non abbia dato riscontro nel termine di tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della Segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione (art. 6 del Decreto), attraverso la piattaforma di ANAC accessibile dal sito internet: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing;
• Segnalazione con divulgazione pubblica, qualora il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete allegate e sulla base delle informazioni effettivamente riscontrabili (non, quindi, non su semplici illazioni), che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse(ad esempio, laddove vi sia una situazione di emergenza o il rischio di danno irreversibile, anche all’incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne gli effetti) o perché il Segnalante abbia fondati motivi (sulla base di circostanze concrete allegate e sulla base delle informazioni effettivamente riscontrabili, non, quindi, non su semplici illazioni) che l’attesa dei termini di risposta da parte di ANAC, possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito (ad esempio, perché teme che possano essere occultate o distrutte prove oppure perché il Gestore possa essere colluso con l’autore del fatto segnalato o coinvolto nella violazione stessa);
• Denuncia all’Autorità Giudiziaria

5.2 Contenuto della Segnalazione

La Segnalazione deve, anche per agevolare una compiuta attività di verifica da parte del Gestore, essere circostanziata e fondate su elementi precisi e concordanti, riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala.

La Segnalazione, deve, quindi, contenere tutte le informazioni necessarie per individuare in modo chiaro l’Oggetto della Segnalazione e gli autori della stessa.

Il Segnalante è, quindi, invitato, al fine di una concreta attuazione delle finalità del Decreto, a riportare in modo chiaro e completo tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutare la fondatezza della Segnalazione, indicando, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• riferimenti sullo svolgimento dei fatti con indicazioni il più possibile preciso dei dati spazio-temporali (es. data, luogo);
• fornire ogni informazione e/o prova che possa servire da riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato;
• generalità o altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto dichiarato;
• generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
• eventuali interessi privati collegati alla Segnalazione.

Le segnalazioni possono essere anche trasmesse in forma anonima, dovranno essere comunque adeguatamente circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni determinate.

Restano fermi, in ogni caso, i requisiti della buona fede e della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.

5.3 Esame e valutazione della Segnalazione

Il soggetto preposto alla ricezione e all’analisi delle segnalazioni è l’Avv. Gianpaolo Valcavi, presso Freebly società benefit tra avvocati, Corso Europa, 15 – 20122 MILANO (il “Gestore”), che provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna.

Il Gestore svolge direttamente tutte le attività volte all’accertamento dei fatti oggetto della segnalazione.

Può anche avvalersi del supporto e della collaborazione di strutture e funzioni interne quando, per la natura e la complessità delle verifiche, risulti necessario un loro coinvolgimento; come anche di consulenti esterni. In ogni caso, durante tutta la gestione della segnalazione è fatto salvo il diritto alla riservatezza del segnalante.

6 – Tutele del Segnalante

La Società, in ottemperanza alla normativa di riferimento ed in particolare alle disposizioni previste dal D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24 ed al fine di favorire la diffusione di una cultura della legalità e di incoraggiare la segnalazione degli illeciti, assicura la riservatezza dei dati personali del segnalante e la confidenzialità delle informazioni contenute nella segnalazione e ricevute da parte di tutti i soggetti coinvolti nel procedimento e, inoltre, garantisce che la Segnalazione non costituisca di per sé violazione degli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro.

In particolare, la Società garantisce che l’identità del segnalante non possa essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che siano coinvolti nella gestione della Segnalazione sono tenuti a tutelarne la riservatezza ad eccezione dei casi in cui:

• la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato (c.d. segnalazione in “mala fede”) e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o di diffamazione ai sensi di legge;
• la riservatezza non sia opponibile per legge (es. indagini penali, ecc.);

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del Segnalante alla rivelazione della sua identità.

Nei confronti del Segnalante non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Per misure discriminatorie s’intendono le azioni disciplinari ingiustificate, demansionamenti senza giustificato motivo, le molestie sul luogo di lavoro e ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro disagevoli o intollerabili.

7 – Tutele del Segnalato

In conformità con la normativa vigente, la Società ha adottato le stesse forme di tutela a garanzia della privacy del Segnalante anche per il presunto responsabile della violazione, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge che imponga l’obbligo di comunicare il nominativo del Segnalato (es. richieste dell’Autorità giudiziaria, ecc.).

Il presente documento lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del Segnalante in “mala fede” e sono, altresì, fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le Segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.

Mestrino, 17 dicembre 2023

Vergati Ascensori S.r.l.